Exposición del programa de: ¨Reingeniería¨

HISTORIA DE LA REINGENIERÍA

En funcionamiento de las empresas actuales es el producto de la evolución del proceso promovido por Adam Smith e ideado Frederick Taylor considerado el padre de la ingeniería industrial. Básicamente Michael Hammer, autor que acuñó en los 80’ la idea de "reingeniería" definida como:

“Cambio radical en los procesos de negocios para producir una mejora drástica" 

Hammer presenta a los procesos como los factores a partir de los cuales una organización puede integrar todos sus componentes humanos y tecnológicos para funcionar como un sistema coherente y rentable. La organización centrada en procesos, de tareas aisladas a procesos, de empleados a profesionales, de la teoría a la acción, de departamentos a funciones integradas. 

Entre Julio y Agosto de 1990, esencialmente Michael Hammer publicó en inglés en el articulo “Trabajo de Reingeniería: 

 No automatice, arrase" descartó la antigua noción de:

 “si no esta roto no lo arregle”

 “hagamos que sea lo mejor del mundo”

La visión de Hammer en su artículo menciona a la reingeniería como un proceso de diseño o rediseño orientado hacia toda la compañía basado en el uso eficiente de la tecnología de la información para eliminar el clásico intercambio entre la descentralización (mejor servicio) y la centralización (economía de escala).

DEFINICIÓN FORMAL

Ante un nuevo contexto, surgen nuevas modalidades de administración, entre ellas está la reingeniería, fundamentada en la premisa de que no son los productos sino los procesos que los crean los que llevan a las empresas al éxito a la larga.

 Reingeniería significa volver a empezar arrancando de nuevo

 reingeniería no es hacer más con menos, es con menos dar más al cliente.

 El objetivo es hacer lo que ya estamos haciendo, pero hacerlo mejor, trabajar más inteligentemente.

 Es rediseñar los procesos de manera que estos no estén fragmentados. 

Entonces la compañía se las podrá arreglar sin burocracias e ineficiencias. 

DEFINICIÓN

Es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas criticas y contemporáneas de rendimiento, tales como:

 Costos

 Calidad

 Servicio y rapidez

4 PALABRAS CLAVE

 Fundamental: al emprender la reingeniería de su negocio es necesario hacerse dos preguntas:

 ¿ Por que hacemos lo que estamos haciendo?

 ¿Por qué lo hacemos en esta forma?

 Radical: del latín radix, que significa: llegar hasta la raíz de las cosas. Al hablar de reingeniería , rediseñar radicalmente significa descartar todas las estructuras y los procedimientos existentes e inventar maneras enteramente nuevas de realizar el trabajo, es reintentar el negocio, no mejorarlo o modificarlo.

 Espectacular: La reingeniería no es cuestión de hacer mejoras marginales o incrementales si no de dar saltos gigantescos en rendimiento.

 Procesos: es la más importante de las cuatro, podemos definir a un proceso como:

Conjunto de actividades que recibe uno o mas insumos y crea un producto de valor para el cliente

EL PORQUE DE LA REINGENIERÍA

Tres fuerzas, por separado y en combinación, están impulsando a las compañías a penetrar cada vez más profundamente en un territorio que para la mayoría de los ejecutivos y administradores es desconocido. 

Estas fuerzas son: 

1. Clientes: Los clientes asumen el mando, ya no tiene vigencia el concepto de él cliente, ahora es este cliente, debido a que el mercado masivo hoy está dividido en segmentos, algunos tan pequeños como un solo cliente. 

2. Competencia: Antes era sencilla: la compañía que lograba salir al mercado con un producto o servicio aceptable y al mejor precio realizaba una venta. Ahora hay mucho más competencia y de clases muy distintas. 

3. El Cambio: se vuelve una constante, la naturaleza del cambio también es diferente. La rapidez del cambio tecnológico también promueve la innovación Los ciclos de vida de los productos han pasado de años a meses. 

¿COMO SE HACE UNA REINGENIERÍA?

Se establecen rolles, los cuales son:

 El Líder 

  Es un alto ejecutivo que respalda, autoriza y motiva el esfuerzo total de reingeniería

 Dueño del proceso 

  El líder se encargará de asignar los dueños de los procesos que generalmente es el gerente de área, el cual será responsable de un proceso específico y del esfuerzo de ingeniería correspondiente.

 Equipo de reingeniería. 

  5 a 10 integrantes máximo. Realiza el trabajo pesado de producir ideas, planes y convertirlos en realidades.

 Comité directivo. 

  Formulador de políticas, da orden de prioridad, opinan sobre cuestiones que van más allá de los procesos y proyectos en particular. Puede estar o no presente en el proceso.

 "Zar" de la reingeniería. 

  Desarrolla técnicas e instrumentos de reingeniería y de lograr sinergia entre los distintos proyectos en la empresa. 

Metodología

  Se basa en 5 etapas que permiten resultados rápidos y sustantivos efectuando cambios radicales en los procesos estratégicos de valor agregado.

 Etapa 1 – Preparación 

  Definir las metas y los objetivos estratégicos que justifiquen la reingeniería y los vínculos entre los resultados de la reingeniería y los resultados de la organización. 

 Etapa 2 – Identificación 

  Se desarrolla un modelo orientado al cliente, identifica procesos específicos y que agregan valor. Se incluye la definición de clientes, procesos, rendimiento, éxito, recursos, etc. 

 Etapa 3 Visión 

  Desarrolla una visión del proceso capaz de producir un avance decisivo en rendimiento.

 Etapa 4 – Solución 

  En esta etapa se produce un diseño técnico y un diseño cultural-organizacional de la empresa. Busca realizar la visión especificando las dimensiones técnicas del nuevo proceso. El diseño social necesariamente debe ser realizado al mismo tiempo que el técnico, pues para que un proceso sea eficaz, estos diseños deben ser congruentes.

 Etapa 5 – Transformación 

  El propósito de esta etapa es realizar la visión del proceso implementando el diseño de la etapa 4. 

¿QUÉ SE VA A DISEÑAR?

  Para identificar y entender mejor los procesos, se les pueden poner nombres que indiquen su estado inicial y final: 

 Manufactura: proceso de aprovisionamiento a despacho. 

 Desarrollo de producto: de concepto a prototipo. 

 Ventas: de comprador potencial a pedido. 

 Despacho de pedidos: de pedido a pago. 

 Servicio: de indagación a resolución. 

CONSIDERACIONES PARA SELECCIONAR PROCESO

 Procesos quebrantados.- Tienen dificultades en tener un producto final. 

 Procesos importantes. .-Son los que causan un impacto directo a los clientes, y es el segundo en importancia al seleccionar procesos de reingeniería. 

 Procesos factibles.-Otro concepto es el de factibilidad y se basa en el radio de influencia en cuanto a la cantidad de unidades organizacionales que intervienen en él, mientras más sean, mayor será el radio de influencia.

CARACTERÍSTICAS DE UN PROCESO RENOVADO MEDIANTE REINGENIERÍA

 Varios oficios se combinan en uno

 Los trabajadores toman decisiones 

 Los pasos del proceso se ejecutan en orden natural

 Los trabajos tienen múltiples versiones

 El trabajo se realiza en el sitio razonable

 Se reducen las verificaciones y los controles 

 La conciliación se minimiza 

 Un gerente de caso ofrece un solo punto de contacto

 Prevalecen operaciones híbridas centralizadas-descentralizadas

 La preparación para el oficio cambia: de entrenamiento a educación

 El enfoque de medias de desempeño y compensación se desplaza: de actividad a resultados

 Cambian los criterios de ascenso: de rendimiento a habilidad 

 Los valores cambian: de proteccionistas a productivos 

 Los gerentes cambian: de supervisores a entrenadores

 Los ejecutivos cambian: de anotadores de tantos a líderes

¿CUÁNDO SE NECESITA UNA REINGENIERÍA?

 Cuando el rendimiento es bajo

 Cuando la organización está en crisis 

 Cuando las condiciones del mercado cambian 

 Cuando se quiere ser líder del mercado

 Cuando hay que responder a una competencia agresiva 

 Cuando se debe seguir mejorando para mantener el liderazgo. 

VENTAJAS

 Mentalidad revolucionaria 

 Mejoramiento decisivo 

 Estructura de la organización 

 Renovación de la organización 

 Cultura corporativa 

 Rediseño de puestos 

FACTORES PARA QUE UNA REINGENIERÍA SEA EFECTIVA

 Orientación hacia el proceso

 Ambición

 Rompimiento de reglas

 Creatividad en el uso de la tecnología 

TECNOLOGÍA COMO HERRAMIENTA

Uno de los principales aspectos a tomar en cuenta en la reingeniería es la tecnología.  

 Una compañía no puede hacer una reingeniería si no cambia su forma de pensar acerca de la tecnología informática.

 De igual forma, y aun de mayor importancia es que una compañía que crea que la tecnología es lo mismo que la automatización no puede hacer reingeniería. 

 Una compañía que primero busca los problemas y luego busca en la tecnología la solución a estos, no puede hacer una reingeniería, en este caso no se estará rediseñando el proceso sino que mejorándolo. 

Preguntas:

 Errónea. ¿Cómo podemos usar estas nuevas capacidades tecnológicas para mejorar lo que ya hacemos? 

 Acertada. ¿Cómo podemos usar la tecnología para que nos permita hacer cosas que aun no estamos haciendo?

El verdadero poder de la tecnología no radica en cómo mejorar viejos procesos sino en el rompimiento de viejas reglas y la creación de nuevas formas de trabajar, que justamente cae dentro de la función y definición de reingeniería.

 Puede mostrarle a una compañía como hacer las cosas, pero solo en una forma muy limitada como debe hacer las cosas.

 No identifica los mercados en que debe estar la compañía, ni los productos que debe desarrollar, pero si puede darle a la compañía procesos eficaces para tomar tales decisiones.

ERRORES QUE CONDUCEN AL FRACASO

1. Tratar de corregir un proceso en lugar de cambiarlo. 

2. No concentrarse en los procesos.

3. No olvidarse de todo lo que no sea ingeniería de procesos. 

4. No hacer caso de los valores y las creencias de los empleados.

5. Conformarse con resultados de poca importancia.

6. Abandonar el esfuerzo antes de tiempo. 

7. Limitar de ante mano la definición del problema y el alcance del esfuerzo de reingeniería.

8. Tratar de que la reingeniería se haga de abajo para arriba.

9. Confiar el liderazgo a una persona que no entiende de reingeniería.

10. Escatimar los recursos destinados a la reingeniería.

11. Tratar de rediseñar cuando el director ejecutivo le falta pocos años para jubilarse.

12. Concentrarse exclusivamente en diseño. 

13. Tratar de hacer la reingeniería sin volver a alguien desdichado.

14. Dar marcha atrás cuando se encuentra resistencia.

15. Prolongar demasiado el esfuerzo.

CONSIDERACIONES ADICIONALES

 Áreas a atacar primero 

  Hay dos áreas importantes: una es la relacionada con los clientes, sobre todo en la forma de llenar los pedidos en el sector de servicio al cliente, y la otra es atacar el área que está funcionando peor, que a veces es la financiera y a veces es la manufactura. De todas formas, más de la mitad de las organizaciones empieza por la atención al cliente. 

 Se puede aplicar más de una vez

  El mercado cambia, gustos, demandas… 
 No tiene que ver con la reducción del personal 

  La reingeniería no implica, ni predice reducción de personal, no fue enunciada con ese objetivo, lamentablemente los recursos humanos son la variable más fácil de reducir y la más notoria al reconstruir y rediseñar los procesos. 

CONCLUSIÓN

La reingeniería es la herramienta fundamental y la última del cambio. Ella dirige el proceso de negocios de una organización. En su estado actual, ayuda a ajustar los negocios a partir de antiguos paradigmas hacia uno nuevo de servicio e información. En el futuro continuará moviendo el negocio. 

La reingeniería utiliza el cambio continuo para alcanzar la ventaja competitiva. Las oportunidades de las organizaciones continuaran creciendo si se tiene en cuenta que de uno u otro modo, la mayor parte del beneficio de estas organizaciones llegará a los negocios sin mucho esfuerzo. Sin embargo, los negocios que ganarán al máximo serán aquellos que puedan asimilar la tecnología más reciente y tomar ventaja de las oportunidades, para que así se preparen a sí mismos para cambiar.