Los problemas de calidad tipo estratégico, requieren del uso de lo que se ha dado ha llamar la siete herramientas administrativas.
Estas herramientas administrativas fueron diseñadas por los japoneses mediante la incorporación de otras técnicas que ya eran ampliamente usadas dentro del área de planeación estratégica.
Y según los japoneses, son el medio necesario para enfrentar la nueva era de la calidad.
Las siete herramientas administrativas complementan a las básicas en el cumplimiento de estos dos requisitos.
Diagrama de afinidad
Es una forma de organizar la información reunida en sesiones de Lluvia de ideas. Esta diseñado para reunir hechos, opiniones e ideas sobre áreas que se encuentran en un estado de desorganización.
Ayuda a agrupara aquellos elementos que están relacionados de forma natural. Como resultado, cada grupo se une alrededor de un tema o concepto clave.
El uso de un diagrama de afinidad es un proceso creativo que produce consenso por medio de la clasificación que hace el equipo en vez de una discusión.
Se debe utilizar un Diagrama de Afinidad cuando el problema:
Es complejo o difícil de entender.
Parece estar desorganizado.
Requiere de la participación y soporte de todo el equipo/grupo
¿Cuándo no se utiliza?
Cuando se tienen menos de 15 propuestas o puntos a tratar.
¿Cómo se utiliza?
Armar el equipo correcto
El líder del equipo responsable por dirigir al equipo a través de todos los pasos para hacer el Diagrama de Afinidad.
Establecer el problema
El equipo o el grupo deberán determinar el problema a atender. Es de gran ayuda determinar el problema en forma de una pregunta.
Hacer Lluvia de ideas / Reunir Datos
Los datos pueden reunirse en una sección tradicional de Lluvia de ideas a demás de los datos reunidos por observación directa, entrevistas y otro material de referencia.
Transferir datos a tarjetas
Los datos reunidos son desglosados en frases independientes con un solo significado y solo una frase registrada en una tarjeta.
Reunir las tarjetas en grupos similares
Colocarlas en un rota folio de tal manera que todos las tarjetas puedan verse con facilidad.
Crear una tarjeta de titulo para cada agrupación
Las tarjetas deberán leerse y revisarse una vez más con el fin de verificar si han sido agrupadas de forma adecuada. Y posteriormente asignar un nombre a cada tarjeta.
Dibujar el Diagrama de Afinidad terminado
Después de que los grupos estén ordenados, se deben pegar las tarjetas en una hoja de rota folios. Las tarjetas de los títulos se deberán colocar en la parte superior del grupo.
El equipo o grupo deberá discutir la relación de los grupos y sus elementos correspondientes con el problema.
Diagrama de árbol
Es herramienta de gestión encuadrada dentro de “las siete nuevas herramientas” utilizada para representar gráficamente todos los métodos y actividades necesesarias para conseguir un objetivo.
Técnica que permite alcanzar una meta. Aumentando gradualmente el grado de detalle sobre los medios necesarios para alcanzar la meta. Es utilizado para búsqueda y valoración de posibles soluciones de un objetivo especifico
El diagrama se representa por medio de un “tronco” o meta general y se continua con los niveles de accion “las ramas”.
Las ramas del primer nivel constituyen medios para alcanzar la meta, a su vez, estos son metas, intermedias.
Las metas intermedias se alcanzarán gracias a los medios de las ramas del nivel siguiente.
Así repetidamente hasta llegar a un grado de concreción suficiente sobre los medios a emplear.
Identificar el objetivo principal y/o problema
Identificar los objetivos secundarios que ayudaran a llegar al objetivo principal (meta)
Identificar los niveles de accion mas precisos, e iniciar actuando en estos para asi lograr los objetivos escalonadamente, hasta alcanzar la meta
Diagramas de flechas
Representación gráfica en forma de "red" de las secuencias lógicas de actividades necesarias para realizar proyecto.
En un Diagrama de Flechas, las actividades representan el trabajo necesario para pasar de un acontecimiento al siguiente.
Obliga a la planificación completa y ordenada de un proyecto, estimulando el pensamiento lógico.
Proporciona una visión general del proyecto.
Facilita el entendimiento y comunicación del plan
Construcción del diagrama de flechas
Para pasar de un evento a otro, hay que completar la actividad que une los dos eventos.
No puede terminarse ninguna actividad hasta que el evento que le precede haya tenido lugar.
Ningún evento puede considerarse como alcanzado hasta que todas las actividades que conducen al mismo estén terminadas
Paso 1: Concretar el objetivo de la construcción del Diagrama de Flechas.
Paso 2: Definir los limites del proyecto a planificar.
Paso 4: Definir y representar las actividades.
Diagrama de Interrelaciones
Un diagrama de interrelaciones presenta las relaciones entre factores y problemas. Toma la idea principal o problema y presenta la conexión entre los items relacionados. Al utilizarlo se demuestra que cada item puede ser conectado con mas de un item diferente a la vez. Permite el pensamiento multidireccional.
¿Cuándo se utiliza?
Para comprender y aclarar las interrelaciones entre los diferentes puntos de un problema complejo.
Para identificar puntos clave para mayor investigación.
Determinar el problema o el asunto clave a solucionar.
Utilizar una herramienta de generación de ideas tal como la Lluvia de ideas para producirlas.
Reunir ideas, tarjetas o notas Post-it y colocarlas en la superficie de trabajo (generalmente dos hojas de rotafolio pegadas hacen una superficie ideal de trabajo) en un patrón circular. Marcar con una letra o numero cada tarjeta/Post-it.
Buscar relaciones entre cada una y todas las ideas. Determinar que otras tarjetas/Post-it están influenciadas por esta tarjeta. Dibujar flechas hacia las tarjetas que estén influenciadas por otras tarjetas.
Evitar las flechas de doble vía. Hacer una determinación en cuanto a qué item es una mayor influencia.
Debajo de cada tarjeta/Post-it, totalizar todas las flechas que entran y salen de cada tarjeta.
Luego se podrán identificar las causas e impulsos principales y los efectos y/o resultados claves.
Identificar las tarjetas Post-it que son causas o efectos mayores al utilizar casillas dobles o en negrilla.
Por consenso. Identificar las tarjetas /Post-it que solo tienen pocas flechas hacia adentro o afuera pero todavía pueden ser un item o causa clave.
Utilizar el sentido común al seleccionar los puntos a enfocar. Los puntos con totales muy cercanos deben ser revisados cuidadosamente por el final, se trata de una apreciación, no una ciencia.
Referencias:
http://www.fundibeq.org/metodologias/herramientas/diagrama_de_flechas.pdf
http://aplicaciongr.blogspot.com/2007/02/las-siete-nuevas-herramientas-de-la.html
www.infocalidad.com
http://books.google.com.mx/books?id=qnLTIOHUB4cCPg=PA162dq=Siete+nuevas+herramientas+de+la+calidad
http://www.calidadeducativa.org/congreso2008/memoria/tufino_complementario/tufino_afinidad.pdf
http://www.updce.ipn.mx/ae/guiasem/diagramasdeafinidad.pdf
http://www.mex.ops-oms.org/documentos/tuberculosis/mejora/4_diagrama_afinidad.pdf
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